Reglement

REGLEMENT ESTAFETTECHALLENGE 2018
(wijzigingen en/of belangrijke nota’s reglement in het groen aangeduid)
STRUCTUUR
De Estafettechallenge is een organisatie van sportclub de Wegwijzer. In het comité van de estafettechallenge zetelen zowel overkoepelende – als wedstrijdorganisatoren.
DE AFLOSSINGSFORMULE
De Estafettechallenge bestaat uit een gelimiteerde (9) reeks estafettelopen van één uur waarbij in ploegen van 2 lopers (competitie) of meerdere lopers (teamrun: buiten competitie) wordt gelopen. De estafettes  vinden plaats op een afgebakend parcours van exact 1000 meter.
Een ploeg krijgt voor de start één estafettestok en twee jetons (één per deelnemer) gelijk aan hun borstnummer. De eerste loper start in het bezit van de estafettestok en zijn jeton. Na een ronde geeft hij/zij de stok door in de wisselzone en voorbij de aankomstlijn en begeeft zich naar de jetonstand.  Daar levert hij/zij zijn jeton in (tafel 1) en neemt een nieuwe jeton (tafel 2). Vervolgens wacht hij/zij zijn/haar partner weer op aan de rand van de wisselzone tot hij/zij zicht heeft op zijn/haar ploegmaat.
De wisselzone bevindt zich achter de startlijn en geeft voldoende ruimte aan de lopers om in de breedte en lengte hun aflossing te kunnen voltooien. Voor kleinere wisselzones, of in het geval van veel deelnemers, wordt aangeraden dat een medewerker helpt om te voorzien in een vlotte doorstroom van lopers naar de jetonstands. De medewerkers letten erop dat de volledige ronde wordt gelopen alvorens men de stok doorgeeft. Door het veelvuldig gebruik van het elektronisch systeem voor het opmeten van de rondetijden is wisselen na de aankomstlijn noodzakelijk.
Na het verstrijken van 60 minuten weerklinkt een luid signaal, hoorbaar voor alle deelnemers over het gehele parcours. Alle lopers blijven hierop staan, kijken naar de plaats waar ze zich bevinden op het parcours(iedere 25m staat er aanduiding), schatten hun correcte afstand, rekening houdend met de personen die zich voor en achter hen bevinden en wandelen of lopen rustig door tot aan het volgende checkpoint. Er zijn 4 checkpoint, om de 250 m. De deelnemers geven hierbij ook hun jeton en estafettestok af. 3 minuten voor het einde worden er geen jetons meer uitgedeeld. De nummers worden terugbezorgd aan de organisatie, meestal in ruil voor een goodiebag.
De speaker maakt de lopers attent op het naderen van het einde van de estafette en herhaalt nog eens wat er te gebeuren staat.
Een elektronische tijdsregistratie met chip in estafettestok is mogelijk, gelijklopend met het jetonsysteem als hulpmiddel.
WEDSTRIJDCATEGORIEËN
De wedstrijdcategorieën zijn opgesteld naargelang het geslacht en de leeftijdssom van elk duo (geboortedatum):
·         Dames -70, Dames +70, Dames +90 en Dames +110
·         Heren -70, Heren +70, Heren +90 en Heren +110
·         Gemengd -70, Gemengd +70, Gemengd +90 en Gemengd +110
·         Jeugd: beide lopers dienen -16 jaar oud te zijn
Tijdens het seizoen kan een team niet van wedstrijdcategorie veranderen. De leeftijdscategorie die een team heeft op de eerste estafette die zij lopen, geldt voor bepaling van het eindklassement.
Omdat een  wijziging van leeftijdscategorie tijdens het seizoen door het  inschrijvingssysteem  automatisch weergegeven wordt, meldt u dit best vooraf aan de organisatie voor het geval dat we het zelf niet zouden opmerken.
ESTAFETTESTOKKEN
Estafettestokken hebben verschillende kleuren die de categorie aanduiden waarin men loopt.
Dames -70: rood    +70: blauw   +90: geel-groen    +110: geel-zwart
Heren -70: groen    +70: grijs    +90: geel   +110: Azuur blauw
Gemengd -70: wit    +70: zwart    +90: bruin    +110: wit-rood
Jeugd: toverstokjes
Teamrun: blauwe wimpel of oranje stok
In geval van elektronische estafettestokken, kan de organisatie opteren om de borstnummers te voorzien van een kleur naargelang categorie of met een sticker op de wisselstok.
INSCHRIJVINGEN
Gelieve u op voorhand in te schrijven. Dit kan gemakkelijk via de website van de Estafettechallenge. U krijgt dan ook onmiddellijk een bevestiging en ook de betalingsformaliteiten.
Inschrijvingen dienen binnen de week betaald te worden. Betaalde inschrijvingen hebben altijd voorrang op niet-betaalde inschrijvingen. Niet-betaalde inschrijvingen worden bijgevolg geschrapt bij het bereiken van de limiet van 100 teams. Ingeschreven teams die niet aanwezig kunnen zijn, kunnen in geval van overmacht een terugbetaling vragen aan de wedstrijdorganisatie.
Inschrijven kost minimaal 10 en maximaal 20 euro per ploeg van 2. Ploegen van meer dan 2 deelnemers betalen per extra deelnemer 5 euro. Voor jeugdploegen en mensen met een beperking kan hiervan afgeweken worden. Deelnemers aan de teamrun nemen niet deel aan de officiële wedstrijd maar wel aan de aanwezigheidstombola. Al naargelang de gevraagde inschrijvingssom wordt navenant een prijzentafel en tombola voorzien. Wie bv. 20 euro per ploeg vraagt voorziet nog iets extra’s naar keuze voor de deelnemers
Er is een bovengrens van 100 ploegen zodat alles in goede banen geleid kan worden.
CHECKPOINTS EN UITSLAGVERWERKING
Een ploeg juryleden van de Estafettechallenge biedt tijdens de wedstrijd een helpende hand bij het ontvangen/geven van de jetons en eventueel bij het verwerken van de uitslag na afloop.
Elk parcours heeft 4 checkpoints voor de afstandsopmeting na het eindsignaal.
Bij het eindsignaal stopt elke deelnemer op het parcours, kijkt naar de afstand waar hij staat, en geeft deze mondeling door aan de eerstvolgende checkpoint langs het parcours.
Een checkpoint bevat minimum 1 jurylid die instaat voor een correcte opname en verwerking van de gelopen afstand.
Organisatoren briefen hun juryleden voor aanvang van de wedstrijd over het algemene systeem en het checkpointsysteem.
Er wordt een uitslag verdeeld onder de aanwezigen na afloop.
PARCOURS
Het parcours is bij voorkeur goed beloopbaar, niet te zwaar, en afwisselend van karakter. Het is volledig verkeersvrij en kritieke punten worden duidelijk gesignaleerd voor lopers en toeschouwers. Het dient perfect opgemeten te zijn, zodat de deelnemers kunnen rekenen op een exacte afstand in relatie tot hun tijdsmeting. Om de 25 m staat een afstandsaanduiding.
Een gezamenlijke opwarmingsronde, 10 minuten voor de start, draagt bij tot de sfeer en wordt aangeraden om nieuwelingen vertrouwd te maken.
TEAMSTAND
De teamstand is het algemeen klassement van de estafettechallenge en wordt opgesteld volgens de 12 leeftijdscategorieën in dames, heren, gemengd en jeugd.
Voor het eindklassement tellen de 7 beste prestaties van een team in het afgelopen seizoen. Teams met 6 wedstrijden of minder komen dus niet in aanmerking voor het eindklassement.
De teamstand weergeeft tijdens het seizoen de eerste 20 teams per categorie en verrekent meer dan 7 prestaties. Na de laatste wedstrijd van het seizoen worden alle afstand herrekend naar de 7 beste.
PRIJZEN
Prijsuitreiking en tombola starten ten laatste één uur na het eindsignaal van een wedstrijd. Er wordt een waardevolle prijs voorzien voor de winnende ploegen (of meer) in de verschillende categorieën en er is een aanwezigheidstombola. Een prijsuitreiking start bij voorkeur met de jeugdploegen. Een deelnamepakket kan en is gemakkelijk om de nummers te verzamelen  maar is geen verplichting.
Na afloop van de 1ste wedstrijd van het nieuwe seizoen zullen de prijsuitreikingen voor het afgelopen seizoen plaatsvinden, nl.:
·         Prijs voor de eerste ploeg per categorie -70/+70/+90/+110 (DAMES, HEREN, GEMENGD) met minstens 7 gelopen wedstrijden. Voor wie 2e en 3e eindigt in een categorie met minstens 7/9 gelopen wedstrijden, wordt een mooie tombola voorzien. Uitzondering is de JEUGD waar aan de eerste 3 ploegen een prijs wordt uitgereikt.
·         Prijsuitreiking voor trouwe deelnemers (vouchers). De vouchers geven recht op gratis deelname aan wedstrijden van het volgende seizoen. De vouchers zijn individueel (op naam en niet overdraagbaar). Dit geeft aan lopers de mogelijkheid om doorheen het seizoen met verschillende partners een team te vormen.
  • voucher = een gratis deelname van één teamlid
  • 1 voucher bij 7/9 deelnames
  • 2 vouchers bij 8/9 deelnames
  • 3 vouchers bij 9/9 deelnames
De vouchers worden evenredig en per lottrekking verdeeld over de verschillende estafettes.
·         super-aanwezigheidstombola voor wie aan minstens 8 wedstrijden deelgenomen heeft.
I.v.m. vouchers: medewerkers van een organisatie ‘lopen’ hun eigen estafette automatisch mee. Lopers kunnen het aantal nodige deelnames ook halen met de teamrun, of met een andere teamgenoot.
DEELNEMENDE ORGANISATIES
De estafettechallenge telt maximum 9 wedstrijden per seizoen.
Elke organisatie moet vooraf voldoen aan de intern opgestelde checklist. De checklist fungeert als hulpmiddel voor de organisaties en de invulling ervan wordt jaarlijks geëvalueerd.
Met de totaalsom van deze participaties worden prijzen aangekocht voor de eindtombola en wordt logistiek materiaal gratis ter beschikking gesteld van de organisaties en ook onderhouden. Borstnummers, jetons, jetonsbakken, wisselstokken op kleur, computerprogramma en wegaanduidingen worden zo voorzien door de Estafettechallenge. Op deze manier wordt het logistieke systeem in stand gehouden.
ORGANISATORISCHE ACCENTEN
Iedere organisatie zorgt voor een degelijke omkadering (mooi parcours, kleedkamers dames/heren, geluidsinstallatie binnen en buiten, startpistool, chrono’s, fluitjes, …) en streeft naar een sportief gebeuren dat naar ieders wens verloopt.
Er vindt begin december een jaarlijkse vergadering van het comité plaats, met evaluatie van het afgelopen seizoen en planning van het nieuwe.
Organisaties opgenomen in het estafettecriterium hebben de vrijheid om hun eigen accenten te leggen. Deze dienen tijdig en duidelijk gecommuniceerd te worden. Er kan een overweging gemaakt worden van volgende punten:
– De opbrengsten van de estafette gaan naar een goed doel naar keuze
– Het nemen van een sportverzekering is sterk aangeraden
– Voor of na iedere estafette kan iedere organisatie nog sfeerbevorderende extra’s toevoegen. Denk daarbij aan opwarmingsronde of opwarming in verschillende tijdsblokken, een afvallingsrace, afsluitende fuif, enz…
– Alle organisatoren zijn vrij om speciale prijzen voor oudste  en jongste deelnemers, of snelste 1ste ronde voor dames en heren, enz.. toe te voegen.  Ze zijn tevens vrij om het aantal winnaars (1 tot 3 duo’s) per categorie te kiezen.
INFORMATIE
Deelnemerslijsten, uitslagen, teamstand, nieuwsberichten en fotoreportages worden per wedstrijd gepubliceerd op de website estafettechallenge.wordpress.com in combinatie met facebook.com/estafettechallenge.
Elke organisatie mag naast de gemeenschappelijke criteriumfolder, tevens een eigen wedstrijdfolder maken. Het doel van deze folder is potentiële deelnemers tijdig en correct te informeren.
Wij vragen aan de deelnemende organisaties en hun leden om zoveel mogelijk deel te nemen aan de andere estafettes en deze helpen te promoten. Op de eigen folder vragen we “maakt deel uit van de Estafettechallenge”, alsook de gegevens van de andere organisaties en de sponsors van de Estafettechallenge te vermelden.
De organisaties worden gevraagd tijdig te voorzien in een wedstrijduitslag, in zowel algemene als categorische vorm. Deze dienen op de wedstrijddag doorgestuurd te worden naar de websiteverantwoordelijken en naar de gekende persorganen. Na afloop van de wedstrijd wordt een uitslag verdeeld onder de aanwezigen.
Eventuele fouten kunnen per mail steeds gemeld worden aan de organisatoren.
 Vanwege het comité Estafettechallenge
 
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s