Reglement

Intern reglement > PDF <
Structuur
De Estafettechallenge is een organisatie van sportclub de Wegwijzer. Zij organiseert naast de estafettes ook de Jogging Mielen-boven-Aalst, de Hoegaardentocht (februari) en de Huguardiswandeling (oktober), georganiseerd door ‘wandelclub De Wegwijzer 4103’ als officiële benaming. Onder de koepel van De Wegwijzer vallen ook de ‘Lopers en Stappers Natte Hoek Orsmaal’, die logistieke ondersteuning bieden waar nodig. In het comité van de estafettechallenge zetelen zowel overkoepelende – als wedstrijdorganisatoren.
De aflossingsformule
De Estafettechallenge bestaat uit een reeks estafettelopen van één uur waarbij in ploegen van 2 lopers (competitie) of meerdere lopers (teamrun: buiten competitie) wordt gelopen. De aflossing vindt plaats op een afgebakend parcours van 1000 meter.
Een ploeg krijgt voor de start één estafettestok en twee jetons (één per deelnemer) gelijk aan hun borstnummer. De eerste loper start in het bezit van de estafettestok en zijn jeton. Na een ronde geeft hij de stok door in de wisselzone en begeeft zich naar de jetonstand. De startlijn moet hierbij helemaal overschreden worden. Daar levert hij zijn jeton in (tafel 1) en neemt een nieuwe jeton (tafel 2). Vervolgens wacht hij zijn partner weer op in de wisselzone. Voor de tweede loper geldt hetzelfde.
De wisselzone bevindt zich achter de startlijn en geeft voldoende ruimte aan de lopers om in de breedte en lengte hun aflossing te kunnen voltooien. Voor kleinere wisselzones, of in het geval van veel deelnemers, wordt aangeraden dat een medewerker helpt om te voorzien in een vlotte doorstroom van lopers naar de jetonstands. De medewerkers letten erop dat de volledige ronde wordt gelopen alvorens men de stok doorgeeft.
Na het verstrijken van 60 minuten weerklinkt een luid signaal, hoorbaar voor alle deelnemers over het gehele parcours. Alle lopers blijven hierop staan en wachten tot een lid van de organisatie de afstand van hun laatste ronde heeft opgemeten. De deelnemers geven hierbij ook hun jeton en estafettestok af.
De organisaties kunnen een draaiboek hanteren voor henzelf en als extra hulpmiddel om de deelnemers vertrouwd te maken met het systeem.
Wedstrijdcategorieën
De wedstrijdcategorieën zijn opgesteld naargelang het geslacht en de leeftijdssom van elk duo (geboortedatum):
-Dames -70, Dames +70, Dames +90 en Dames +110
-Heren -70, Heren +70, Heren +90 en Heren +110
-Gemengd -70, Gemengd +70, Gemengd +90 en Gemengd +110
– Jeugd: beide lopers dienen -16 jaar oud te zijn
De jeugd blijft een volledig seizoen in dezelfde categorie lopen. Wanneer één van de deelnemers van een jeugdteam verjaart, verschuiven zij dus niet naar een categorie -70. Dit is niet het geval voor andere leeftijdscategorieën.
Estafettestokken
Estafettestokken hebben verschillende kleuren die de categorie aanduiden waarin men loopt.
Dames -70: rood    +70: blauw   +90: geel-groen    +110: geel-zwart
Heren -70: groen    +70: grijs    +90: geel   +110: Azuur blauw
Gemengd -70: wit    +70: zwart    +90: bruin    +110: wit-rood
Jeugd: blauw-rood
Teamrun: blauwe wimpel of oranje stok
Prijzen
Prijsuitreiking en tombola starten ten laatste één uur na het eindsignaal van een wedstrijd. Er wordt een waardevolle prijs voorzien voor de winnende ploegen (of meer) in de verschillende categorieën en er is een aanwezigheidstombola. Een prijsuitreiking start bij voorkeur met de jeugdploegen. Een deelnamepakket kan, maar is geen verplichting.
Na afloop van de 1ste wedstrijd van een nieuw seizoen zullen volgende prijsuitreikingen voor het afgelopen seizoen plaatsvinden:
– prijsuitreiking voor de eerste 3 teams dames, heren en gemengd die het meeste meters afgelegd hebben
– prijsuitreiking voor trouwe deelnemers (vouchers). De vouchers geven recht op gratis deelname aan wedstrijden van het volgende seizoen.
– super-aanwezigheidstombola
Wie in 2016 aan alle wedstrijden heeft deelgenomen, wint een individuele voucher op naam die recht geeft op 3 gratis deelnames in het seizoen 2017. 6/7 geeft recht op 2 vouchers.
Voor het seizoen 2017 zal volgende regel gehanteerd worden:
– 8/8 wedstrijddeelnames: u wint 3 vouchers
– 7/8 wedstrijddeelnames: u wint 2 vouchers
Medewerkers van een organisatie ‘lopen’ hun eigen estafette automatisch mee. Lopers kunnen het aantal van 7 op 8 ook halen door deelname aan de teamrun, of met een andere teamgenoot.
 Inschrijvingen deelnemers
Inschrijven kost minimaal 10 en maximaal 20 euro per ploeg van 2. Ploegen van meer dan 2 deelnemers betalen per extra deelnemer 5 euro. Voor jeugdploegen en mensen met een beperking kan hiervan afgeweken worden. Deelnemers aan de teamrun nemen niet deel aan de officiële wedstrijd maar wel aan de aanwezigheidstombola.
Er is een bovengrens van 100 ploegen zodat alles in goede banen geleid kan worden. Voorinschrijvingen zijn sterk aan te raden en worden bij voorkeur duidelijk gecommuniceerd.
Iedere estafetteloop gebruikt het systeem van de jetons. Een ploeg juryleden van de Estafettechallenge biedt een helpende hand bij het ontvangen/geven van de jetons en eventueel bij het verwerken van de uitslag. De organisatie voorziet een voldoende aantal eigen helpers voor de inschrijving, het opmeten afstanden, drankpost en de prijsuitreiking.
Teams die de dag van de wedstrijd zelf niet aanwezig kunnen zijn, krijgen hun inschrijvingsgeld niet terugbetaald.
Parcours
Het parcours is bij voorkeur goed beloopbaar, niet te zwaar, en afwisselend van karakter. Het is volledig verkeersvrij en kritieke punten worden duidelijk gesignaleerd voor lopers en toeschouwers. Het dient perfect opgemeten te zijn, zodat de deelnemers kunnen rekenen op een exacte afstand in relatie tot hun tijdsmeting. Om de 50 m staat een afstandsaanduiding.
Een gezamenlijke opwarmingsronde, 10 minuten voor de start, draagt bij tot de sfeer en wordt aangeraden om nieuwelingen vertrouwd te maken.
Teamstand
De teamstand is het algemeen klassement van de estafettechallenge en wordt opgesteld uit de eerste 20 ploegen dames, heren, gemengd en jeugd.
Het eindklassement 2017 zal opgesteld worden op basis van de 7 beste uitslagen.
Informatie
Elke organisatie mag naast de gemeenschappelijke criteriumfolder, tevens een eigen wedstrijdfolder maken. Het doel van deze folder is potentiële deelnemers tijdig en correct te informeren.
Wij vragen aan de deelnemende organisaties en hun leden om zoveel mogelijk deel te nemen aan de andere estafettes en deze helpen te promoten. Op de eigen folder vragen we “maakt deel uit van de Estafettechallenge”, alsook de gegevens van de andere organisaties en de sponsors van de Estafettechallenge te vermelden.
Op de website estafettechallenge.wordpress.com wordt een lijst van de deelnemers bijgehouden, een teamstand opgesteld en worden de uitslagen vermeld. Een nieuwsrubriek voorziet in snelle berichtgeving naar de deelnemers.
De organisaties worden gevraagd tijdig te voorzien in een wedstrijduitslag, in zowel algemene als categorische vorm. Deze dienen op de wedstrijddag doorgestuurd te worden naar de websiteverantwoordelijken. Na afloop van de wedstrijd wordt een uitslag verdeeld onder de aanwezigen.
Eventuele fouten kunnen per mail steeds gemeld worden aan de organisatoren.
Deelnemende organisaties
Om als organisatie te kunnen participeren aan de Estafettechallenge dient men 50 euro te betalen. Dit inschrijvingsgeld wordt overgeschreven voor 15 januari van elk nieuw seizoen, en dit op het rekeningnr. BE89 6528 4056 3585 met de vermelding “bijdrage Estafettechallenge + jaartal”.
Met de totaalsom van deze participaties worden prijzen aangekocht voor de eindtombola en wordt logistiek materiaal gratis ter beschikking gesteld van de organisaties. Borstnummers, jetons, jetonsbakken, wisselstokken op kleur, computerprogramma en wegaanduidingen worden zo voorzien door de Estafettechallenge. Op deze manier wordt het logistieke systeem in stand gehouden.
Organisatorische accenten
Iedere organisatie zorgt voor een degelijke omkadering (mooi parcours, kleedkamers dames/heren, geluidsinstallatie binnen en buiten, startpistool, chrono’s, fluitjes, …) en streeft naar een sportief gebeuren dat naar ieders wens verloopt.
De organisaties staan in voor een speaker, een digitale klok, laptop, printer en een drankstand met water.
Het kiezen van de wedstrijddata gebeurt in overleg met het Challengecomité in de maand december.
Organisaties opgenomen in het estafettecriterium hebben de vrijheid om andere accenten te leggen. Deze dienen tijdig en duidelijk gecommuniceerd te worden. Er kan een overweging gemaakt worden van volgende punten:
– De opbrengsten van sportieve prestaties kunnen ingezet worden voor een goed doel naar keuze
– Het nemen van een Blososportverzekering is sterk aangeraden
– Voor of na iedere estafette kan iedere organisatie nog sfeerbevorderende extra’s toevoegen. Denk daarbij aan opwarmingsronde of opwarming in verschillende tijdsblokken, een afvallingsrace, enz…
– Alle organisatoren zijn vrij om speciale prijzen voor oudste  en jongste deelnemers, of snelste 1ste ronde voor dames en heren, enz.. toe te voegen. Ze zijn tevens vrij om het aantal winnaars (1 tot 3 duo’s) per categorie te kiezen.
Vanwege het comité Estafettechallenge
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s